Verwaltungsvorschrift Schule Nr. 3/2019

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Verwaltungsvorschrift 3 / 2019

Verfahren beim Übergang aus weiterführenden allgemeinbildenden Schulen in berufsvorbereitende oder Angebotsbildungsgänge der beruflichen Schulen, in die gymnasiale Oberstufe der Integrierten Sekundarschulen, der Gemeinschaftsschulen und der Gymnasien (Qualifikationsphase) zum Schuljahr 2019/2020

 

 

(VV Übergang mit EALS)

 

Für das Schuljahr 2019/20 werden

·         die Bewerbungsverfahren der beruflichen Schulen für die Bildungsgänge[1]

-      Integrierte Berufsausbildungsvorbereitung (IBA)

-      Schulversuch: Berliner Ausbildungsmodell (BAM)

-      mehrjährige Berufsfachschule (mehrj. BFS)

-      Fachoberschule (FOS) in der zweijährigen Form mit Praktikum und das

-      berufliche Gymnasium (bGym)

  • das Bewerbungsverfahren zum Übergang in die gymnasiale Oberstufe (GO) der Integrierten Sekundarschulen (ISS) und Gemeinschaftsschulen
  • der Übergang in die Qualifikationsphase des Gymnasiums (Gym) und
  • die Dokumentation der Suche nach einem dualen Ausbildungsplatz  im Schulabgangsjahr 2018/19

durch das Elektronische Anmelde- und Leitsystem (EALS) gesteuert und durchgeführt.

 

I) Grundsätze der Beratung und Dokumentation


Als Fachverfahren ist EALS Teil der eGovernment-Suite der für den Bereich Bildung zuständigen Senatsverwaltung.
Ausgehend von der jahrgangsweisen Erfassung der Schülerdaten im jeweiligen Schulabgangsjahr werden durch die Beratungsfachkräfte in den Schulen und die Beraterinnen und Berater der beruflichen Schulen das Portfolio der Anschlussperspektiven der Schülerinnen und Schüler und deren Verbleib und die Abbrüche im schulischen Bereich dokumentiert. Alle Schülerinnen und Schüler eines Schulabgangsjahres werden durch Import mit ihren Stammdaten im EALS registriert, um

·         den Beratungsprozess

·         vorhandene Anschlussperspektiven

·         Anmeldungen und den Verbleib im 1. Halbjahr in den Bildungsgängen der beruflichen Schulen
zu dokumentieren.

Die Ansprache unversorgter Bewerberinnen und Bewerber und deren Vermittlung im schulischen System, sowie in die Angebote der Arbeitsagentur und der Jugendberufshilfe werden über definierte Schnittstellen zur Jugendberufsagentur Berlin gewährleistet. Dabei sind auch die Teams oder Tandems für Berufs- und Studienorientierung an den allgemeinbildenden Schulen einbezogen.
Die Netzwerkstelle der Jugendberufsagentur im Referat Übergang Schule-Beruf; Netzwerkstelle der Jugendberufsagentur und der Berufs- und Studienorientierung (eals@senbjf.berlin.de) betreibt das Elektronische Anmelde- und Leitsystem.

 

Hat die Schule keine gymnasiale Oberstufe, werden die Bewerberinnen und Bewerber auf die durch die bestehende Kooperationsvereinbarung verbindliche Zusage für einen entsprechenden Schulplatz bei Vorlage des Abschlusszeugnisses in der Kooperationsschule hingewiesen. Es ist ein Leitbogen zu erstellen und die Bewerberinnen und Bewerber sind zur Bewerbung anzuhalten.

Zur Erhöhung der Planungssicherheit kann die abgebende Schule ohne gymnasiale Oberstufe auf Basis der Halbjahresprognose die entsprechenden Plätze bei der Kooperationsschule reservieren. Diejenigen, die trotz Erfüllung der Zugangsvoraussetzungen für die gymnasiale Oberstufe an ihrer Schule eine andere Integrierte Sekundarschule bzw. ein berufliches Gymnasium bevorzugen, zu denen jedoch keine Kooperationsvereinbarung besteht, melden sich analog zum Verfahren der übrigen Bewerberinnen und Bewerber an.
Liegen die Voraussetzungen für die Fortsetzung des Bildungsgangs an der besuchten Schule vor (§ 48 Abs. 3 iVm § 31 Sek I-VO), so führt allein der Wechselwunsch nicht zur Beendigung des Schulverhältnisses zur bisher besuchten Schule, sondern erst die endgültige Abmeldung. Erst danach kann der reservierte Platz von der Schule freigegeben werden. Dies gilt auch für Integrierte Sekundarschulen mit einer gymnasialen Oberstufe im Verbund.

 

Datenpflege durch die abgebende Schule

Die abgebende Schule pflegt Änderungen der Daten bis zur Übernahme durch die aufnehmende Schule und aktualisiert die Abschlussprognosen nach der Zeugniskonferenz im EALS bis zum 20.06.2019.

 

Datenpflege durch die aufnehmende Schule

Alle Veränderungen im Datenbestand sind bis zum 31.01.2020 im EALS vollständig zu registrieren.

 

Datenpflege durch die Beraterinnen und Berater der beruflichen Schulen

Die Beraterinnen und Berater der beruflichen Schulen sind für den Schul- und Wohnbezirk die Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartner für die Datenpflege im EALS innerhalb der Jugendberufsagentur Berlin.

II) Grundsätze des Bewerbungs- und Anmeldeverfahrens

 

Im Folgenden werden die Begriffe Bewerberinnen und Bewerber für Personen angewandt die

·         sich als Schülerinnen und Schüler der Berliner Schulen, für Bildungsgänge der Sek II bewerben.

·         die nicht Schülerin oder Schüler einer Berliner Schule sind und sich über die Beraterinnen und Berater der Jugendberufsagentur Berlin für einen Bildungsgang in den beruflichen Schulen Berlins bewerben.

 

Jeder Bewerberin und jedem Bewerber soll durch adressatengerechte Beratung und Unterstützung auf Wunsch im Rahmen der bestehenden Ressourcen eine Anschluss- bzw. Ausbildungsperspektive nach dem Verlassen der Sekundarstufe I an den beruflichen Schulen, oder, bei entsprechenden Voraussetzungen, in der gymnasialen Oberstufe eines beruflichen Gymnasiums an einer beruflichen Schule angeboten werden.

Dafür wird das Platzangebot der beruflichen Schulen und der gymnasialen Oberstufen der beruflichen Schulen durch die für Bildung zuständige Senatsverwaltung vor Beginn des Anmeldezeitraumes veröffentlicht und hat als Mindestangebot der verfügbaren Plätze bis zum 16.08.2019 Bestand.

Der Beratungs- und Dokumentationszeitraum beginnt ab 18.02.2019. Zur Unterstützung der Bewerbungs- und Anmeldeprozesse ist das EALS als Teil der eGovernment Suite der SenBildJugFam verbindlich zu nutzen.

Der gemeinsame Anmeldezeitraum beginnt am 08.04.2019 und endet am 31.05.2019.
Der Prozess der Abgabe der Bewerbungsunterlagen durch die Bewerberinnen und Bewerber in der gewählten Erstwunschschule wird durch die Beratenden an den Schulen aktiv begleitet.


Bewerberinnen und Bewerber für Bildungsgänge mit Kammerprüfung sind vor der Anmeldung für diese Angebote zu ihren Möglichkeiten bei betrieblichen Ausbildungsplätzen zu beraten.

Für den Schulversuch BAM muss ein Teilnahmevorschlag der Agentur für Arbeit vorliegen.

 

Bei Aufnahme in die gymnasiale Oberstufe in besonderen Fällen, erfolgt die Erfassung im EALS durch die aufnehmende Schule, nachdem die Schulaufsicht nach §6 VO-GO über die Aufnahme entschieden hat.

Die Berliner Bewerberinnen und Bewerber, die nicht mehr Schülerinnen oder Schüler einer allgemeinbildenden Schule sind und sich für die im EALS geführten Bildungsgänge bewerben wollen, werden im Standort der Jugendberufsagentur Berlins ihres Wohnortes durch die Beraterinnen und Berater der beruflichen Schulen beraten und im EALS registriert.


Bewerberinnen und Bewerber aus anderen Bundesländern wenden sich an die zuständige

Wunschschule, die auch die Erfassung im EALS vornimmt.

Bewerberinnen und Bewerber, die sich nach dem regulären Anmeldezeitraum anmelden, sind nachrangig im Rahmen der verfügbaren Kapazitäten aufzunehmen.
Bewerberinnen und Bewerber, die die notwendigen Unterlagen nicht fristgerecht abgegeben haben, werden nachrangig im Rahmen der verfügbaren Kapazitäten aufgenommen.
Die Entscheidung, welche Schule sie ggf. besuchen, wird in der letzten Woche der Sommerferien getroffen.

Die Beraterinnen und Berater der beruflichen Schulen der Jugendberufsagentur Berlin kontaktieren die im EALS gespeicherten, unversorgten Jugendlichen ab 1.07.2019.

 

Die operative Schulaufsicht der beruflichen und zentral verwalteten Schulen, die regionale Schulaufsicht der Integrierten Sekundarschulen und Gemeinschaftsschulen, die Beraterinnen und Berater der beruflichen Schulen der Jugendberufsagentur Berlin nutzen EALS zur Erkennung von Übernachfragen, der aktiven Nachsteuerung und einer adressatengerechten Information.

III) Grundsätze für die Nutzung des Elektronischen Anmelde- und Leitsystems

 

 

Die Beratungsfachkräfte der Schule werden über die sichere Berliner Schulmail angemeldet. Jede Nutzerin und jeder Nutzer des Fachverfahrens benötigt einen eigenen Zugang.
Neuanmeldungen, Änderungen, Sperrung und Löschungen von Zugängen sind jederzeit verschlüsselt über die sichere Berliner Schulmail an den EALS Support möglich.
Die Schulleitung veranlasst eine regelmäßige Prüfung der Zugriffsrechte und bestätigt oder korrigiert die Accounts der Beratungsfachkräfte, die für die Schule auf die Daten zugreifen dürfen. Das Ergebnis der Prüfung ist erstmalig bis zum 24.02.2019 an die Betreiberin des EALS (eals@senbjf.berlin.de) zu übermitteln.

Die Beratungsfachkräfte der Standorte der Jugendberufsagentur Berlin werden über die Netzwerkstelle angemeldet.

Die Einwilligung der Schülerinnen und Schüler  in die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten im EALS ist gemäß § 64 Absatz 7 des Schulgesetzes in der Fassung vom 18. Dezember 2018 dann erforderlich, wenn personenbezogene Daten der Schülerinnen und  Schüler an die Bundesagentur für Arbeit oder an das zuständige Jobcenter übermittelt werden sollen. Die Einwilligung können auch minderjährige Schülerinnen und Schüler selbst erklären, wenn sie das 15. Lebensjahr vollendet haben und entweder die Erziehungsberechtigten mit der Beendigung der Schullaufbahn einverstanden sind oder diese aus schulrechtlichen Gründen unvermeidbar ist. Die Einwilligungserklärung verbleibt bis zur Löschung der Daten bei der ersterfassenden Stelle.“ Die Information über die Löschung der Daten erfolgt durch die Betreiberin des Fachverfahrens.

Die unterschriebene ‚Einwilligungserklärung in die Datenverarbeitung‘ (Anlage 1) der Bewerberinnen und Bewerbern bzw. deren gesetzlichen Vertretungen ist vor der Eingabe der Dokumentation der Beratungsergebnisse in das EALS einzuholen. Die Ablehnung in die Datenerfassung und der Widerruf sind zu dokumentieren. Zur Speicherung und Verarbeitung der Daten im EALS schließt die Netzwerkstelle die notwendigen Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung.

Der Import der Stammdaten für das EALS durch die abgebenden Schulen für das Schulabgangsjahr 2019/20 erfolgt bis 22.02.2019. Die Datenbereitstellung erfolgt über die sichere Berliner Schulmail an den EALS-Support. Der EALS Support importiert die Daten. Zur Erleichterung und Reduzierung der Dokumentationsaufwände der Anschlussperspektiven können die abgebende Einrichtungen die Schülerinnen und Schüler mit Verbleib in der eigenen Einrichtung, mit dieser Prognose importieren lassen.

Integrierte Sekundarschulen mit gymnasialer Oberstufe und Gymnasien reservieren auf Basis der Halbjahresprognose ihrer Schülerinnen und Schüler die notwendigen Platzkapazitäten im Bereich der gymnasialen Oberstufe über den Support des EALS.
Die Ausgabe eines Leitbogens ist für Schülerinnen und Schüler mit Verbleib an der Schule nicht zwingend notwendig.

 

Als Leitbogen ist das Formular Anlage 3 verbindlich.
Der Leitbogen ist nur mit dem Stempel und einer Unterschrift der erfassenden Einrichtung gültig. Das Fachverfahren stellt neben dem Leitbogen die Dokumentationsbögen der BSO Teams und der Beraterinnen und Berater ein Formular zur Ausgabe aller erfassten Daten für Bewerberinnen und Bewerber und deren gesetzliche Vertretungen bereit.

Den Bewerberinnen und Bewerbern ist eine technische Möglichkeit des Zugriffs auf die über sie im EALS gespeicherten Daten einzuräumen.

 

Die Übergänge in die entsprechenden Bildungsgänge der Ersatzschulen in freier Trägerschaft können über das EALS ebenfalls abgebildet werden.
Eine Übernahme der Regelungen der Verwaltungsvorschrift durch die im EALS geführten Bildungsgänge ist in diesem Fall verbindlich.

Abgebende Einrichtungen

 

Für Bewerberinnen und Bewerber in Lerngruppen, für Neuzugänge ohne Deutschkenntnisse an den beruflichen Schulen (Willkommensklassen) erfolgt die Beratung und Erfassung durch die Lehrkräfte.

Gleiches gilt für Bewerberinnen und Bewerber, die sich nach einer Beratung für den Verbleib am gleichen Schulstandort in einem anderen Bildungsgang entscheiden. Die Verantwortung für die Sicherstellung der Beratungsgespräche sowie des notwendigen Anmeldeprozesses im EALS liegt bei der Schulleitung der jeweiligen Schule.
Alle Bewerberinnen und Bewerber, die einen dualen Ausbildungsplatz suchen, können sich auch auf einen schulischen Bildungsgang bewerben, um bei erfolgloser Ausbildungssuche eine Anschlussperspektive zu haben.
Zur Reduzierung der Dokumentationsaufwände der Anschlussperspektiven, können die ISS, die Gemeinschaftsschulen und Gymnasien die Schülerinnen und Schüler mit Verbleib in der eigenen Einrichtung, mit dieser vorhandenen Prognose importieren lassen.

Im Anmeldezeitraum ist der Anmeldeprozess der Bewerberinnen und Bewerber aktiv zu begleiten.

Die Schülerinnen und Schüler sind mit Beginn des Anmeldezeitraumes zur Abgabe ihrer Bewerbungsunterlagen anzuhalten.
Bei Veränderungen in Prognosen oder Wünschen ist durch die Beratungsfachkräfte der abgebenden Einrichtungen ein ergänzendes Beratungsangebot zu unterbreiten.
Der Anmelde- und Leitbogen, der für die Bewerbung an den aufnehmenden Schulen verbindlich ist, (siehe Anlage 3), wird ab 4.4.2019 ausgegeben. Dabei sind die Bewerberinnen und Bewerber darüber zu informieren, dass sie, bei Bekanntgabe einer Mailadresse, den Zugang zu ihren elektronisch gespeicherten Daten bekommen können. Das schließt auch den Status der Bewerbung ein.

Wer aus einer ISS an ein Gymnasium wechseln möchte, wendet sich mit seinem Aufnahmewunsch direkt an die Schule seiner Wahl. Im EALS ist dieser Wechselwunsch als Anschlussperspektive zu dokumentieren.

 

Beraterinnen und Berater der beruflichen Schulen in der Jugendberufsagentur Berlin


Die Termine für eine Entscheidung, an welcher beruflichen Schule ein Platz bereitgestellt/angeboten werden kann, gilt auch für Bewerberinnen und Bewerber, die sich nicht direkt nach Verlassen einer Schule der Sekundarstufe I für IBA bewerben und nach Maßgabe freier Plätze aufgenommen werden.
Bei ihnen erfolgt der Anmeldeprozess im EALS durch die Beraterinnen und Berater der beruflichen Schulen der Jugendberufsagentur Berlin oder durch die aufnehmenden Schulen.


Die Beratung und Registrierung aller anderen Berliner Bewerberinnen und Bewerber für Ausbildungsgänge der beruflichen Schulen erfolgt durch die Beraterinnen und Berater der beruflichen Schulen an den regionalen Standorten der Jugendberufsagentur Berlin.
Gibt es von §19(3) der Vereinbarung über die Zusammenarbeit im Rahmen der Jugendberufsagentur Berlin abweichende Regelungen der Kooperationspartner, können Beratung und Erfassung nach Nachweis der vorhandenen fachlichen Kenntnisse auch durch Beraterinnen und Berater anderer Rechtkreise der Partner der Jugendberufsagentur Berlin  erfolgen. Eine nachgewiesene Schulung im Umgang mit dem Fachverfahren EALS ist Grundlage für den Zugang zum EALS.

Aufnehmende Einrichtungen

 

Ab 18.02.2019 werden die Zahlen der vorhandenen Schulplätze beginnend mit einer Prognose, den aktuellen Bewerbungen und Zuteilungen auf der Webseite www.eals-berlin.de unter EALS in Zahlen bereitgestellt.

 

Die Schulen werden beim Monitoring unterstützend, beginnend ab 04.03.2019, über den Stand der Bewerbungen im EALS per Mail informiert.

 

Die aufnehmenden Schulen informieren auf ihren Internetseiten sowie auf sonstigen Informationsmaterialien die Anmeldezeiträume und die Aufnahmebedingungen für ihre Bildungsgänge und stellen eals-berlin.de die Links zu diesen Informationen bis zum 31.01.2019 erstmalig elektronisch zur Verfügung und teilen fortlaufend Änderungen mit.

Es erfolgt keine Aufnahme ohne Datensatz im EALS. Die dabei entstandene Vorgangsnummer (Leitbogennummer) ist in der Regel durch die Vorlage des Leitbogens durch die Bewerberin oder den Bewerber nachzuweisen.

Der Leitbogen dient der Bewerberin und dem Bewerber gleichzeitig als Nachweis für die erfolgte Beratung und Dokumentation des Prozesses und der Bestätigung der Abgabe der notwendigen Bewerbungsunterlagen.

 

Verbleibt die Schülerin oder der Schüler an der Schule so muss kein Leitbogen ausgegeben werden.

 

Die verbindliche, schriftliche Zusage für die Aufnahme oder Ablehnung im gewünschten Bildungsgang erhalten die Bewerberinnen und Bewerber nach dem regulären Aufnahmeverfahren für den Erstwunsch bis zum 1.7.2019 und für den Zweitwunsch bis 02.08.2019 auf dem Postweg.
Im persönlichen Datenbereich der Bewerberin oder des Bewerbers ist durch die aufnehmende Schule der Hinweis über die Aufnahme zu vermerken.

Für die Bildungsgänge an beruflichen Schulen mit schulübergreifender Schwerpunktsetzung sind gegebenenfalls nach dem letzten Schultag schulübergreifende Aufnahmekonferenzen zu organisieren. Erst dann können Aufnahmezusagen oder -absagen erfolgen.
Die Bewerberinnen und Bewerber werden von den aufnehmenden beruflichen Schulen aufgefordert, diese unverzüglich zu informieren, wenn sie den Schulplatz nicht annehmen werden.

Nach den Versetzungskonferenzen sind seitens der Schule die bei ihr nicht in Anspruch genommenen Plätze aus der Reservierung freizugeben.

Bewerberinnen und Bewerber von Gymnasien, Integrierten Sekundarschulen und Gemeinschaftsschulen, die keinen Aufnahmeanspruch an einer speziellen Schule haben, werden gemäß § 4 Abs. 2 Satz 3 und 4 VO-GO aufgenommen.

 

 

IV) Informationsquellen, Links und weitere Rückmeldung zur Durchführung des Verfahrens:

Informationen werden auf der Webseite  www.eals-berlin.de veröffentlicht. Dazu gehören:

·         Verfahrensschritte / Handbücher/Schulungsmaterial

·         Die Erreichbarkeit des Supports (Supportzeiten und Möglichkeit, Supportanfragen elektronisch zu stellen)

·         Normdaten

·         Informationen zu Kursen

·         Statistische Daten

 

Die Betreiberin des Fachverfahrens EALS organisiert einen Beirat (bis Ende März 2019) aller beteiligten Gruppen (BSO Koordinatoren; Beraterinnen  und Berater der beruflichen Schulen als Vertretung der Jugendberufsagentur Berlin, Vertretungen der abgebenden und aufnehmenden Schulen).

V) weitere Informationen finden Sie auf folgenden Webseiten:

www.berlin.de/sen/bildung/schule/ www.jba-berlin.de

www.wege-zum-beruf.de

VI) Schlussvorschrift

 

Die Verwaltungsvorschrift Schule Nr. 4 / 2018 wird durch diese Verwaltungsvorschrift ersetzt. Die Verwaltungsvorschrift 3/2019 ist abrufbar unter:

www.berlin.de/sen/bildung/rechtsvorschriften/

 

VII) Anlagen

 

Anlage 1         Einwilligungserklärung in die Datenverarbeitung und Datenschutzerklärung

Anlage 1a       Zusatz zur Anlage 1 Datenschutzerklärung

Anlage 2         Widerrufserklärung in die Datenverarbeitung

Anlage 3         Anmelde- und Leitbogen

 

 

Im Auftrag

 

 

Christian Blume

 


[1] Betrifft nicht die Aufnahme in besonderen Fällen